Como calcular o custo do retrabalho manual na sua empresa
Redigitar, conferir e corrigir informações custa caro, mas raramente aparece em algum relatório. Veja um método simples para estimar esse custo e decidir o que automatizar.
Todo gestor sabe que existe retrabalho na operação. O difícil é dizer quanto ele custa. Sem esse número, investir em automação parece despesa, e não economia.
O método abaixo não exige nenhuma ferramenta, apenas uma conversa honesta com quem executa o processo.
Passo 1: liste as tarefas repetitivas
Pergunte à equipe quais tarefas envolvem copiar, conferir ou consolidar informações entre sistemas, planilhas e mensagens. Exemplos comuns:
- lançar no ERP pedidos recebidos por mensagem;
- montar relatórios a partir de exportações;
- calcular comissões em planilha;
- responder clientes sobre status de pedidos.
Passo 2: estime tempo e frequência
Para cada tarefa, anote quanto tempo leva cada execução e quantas vezes ela acontece por mês. Não precisa ser exato: uma estimativa razoável já mostra a ordem de grandeza.
Passo 3: converta em custo
A conta é simples:
horas por mês × custo da hora da equipe = custo mensal da tarefa
Para o custo da hora, considere salário, encargos e benefícios, e não apenas o salário bruto.
Um exemplo hipotético: uma tarefa de 15 minutos, repetida 20 vezes por dia útil, consome cerca de 100 horas por mês. Multiplicadas pelo custo da hora da equipe, essas horas mostram rapidamente se a tarefa merece atenção.
Passo 4: some o custo dos erros
O tempo é só uma parte. Inclua também o que acontece quando a informação sai errada: pedidos refeitos, fretes de reenvio, descontos concedidos para compensar o cliente, notas canceladas. Mesmo uma estimativa conservadora costuma mudar a prioridade das tarefas.
Passo 5: compare com o custo de resolver
Com o custo mensal em mãos, fica mais fácil comparar alternativas: ajustar o processo, configurar algo no ERP, usar uma ferramenta pronta ou desenvolver uma solução sob medida. Uma automação que se paga em poucos meses é, na prática, uma redução de custo.
Comece pelo processo mais caro
Não tente resolver tudo de uma vez. Escolha a tarefa com maior custo somado e comece por ela. O resultado serve de referência para os próximos passos.
Se quiser ajuda para fazer esse levantamento, fale com a gente: o mapeamento do processo é a primeira etapa de qualquer projeto.